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你的承包商管理系统是自动化的吗?这就是为什么它应该是

通过杰西卡·巴雷特
发布日期:2019年12月23日
提出的WhosOnLocation
关键的外卖

自动化你的承包商管理将节省你的时间和金钱。

来源:Bogdanhoda


无论你从事什么行业,时间都是你最宝贵的资源之一。时间似乎永远都不够用,所以你必须采取有效的做法来充分利用你的时间。

进入自动化。不,不是机器人式的自动化,而是改善承包商数据管理的在线系统。

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在这里,我们将讨论自动化承包商管理系统的一些关键好处,以及它如何帮助您更有效地利用时间。

了解自动化承包商管理系统

在手工承包商管理系统中,有人负责收集数据、记录和跟踪数据,并通过电子表格和无数的电子邮件查找信息。尽管这种方法在过去对许多公司都行之有效,但它不适用于如今趋向成功的精益运营模式。

自动化的承包商管理系统通过为您做大量的手工工作来帮助简化操作。它们把所有的信息都放在一个地方,并且有搜索功能,只要点击一个按钮,就可以很容易地找到你想要的东西。

本质上,一个自动化承包商管理系统把你的电子表格和电子邮件放到网上,省去浪费时间的过程,这样你就可以把更多的注意力和精力放在重要的事情上。

自动化系统的5个好处

自动化可能会让一些人感到陌生,但它带来了很多巨大的好处。让我们看看5个主要优势。

1.节省时间和金钱

这可能是自动化最明显的好处——也是最重要的好处。

自动化你的承包商管理系统可以节省时间,那些做手工工作的员工可以被安排到那些不能被自动化或机器完成的项目上。

在许多情况下,自动化系统甚至可以通过最小化人力成本节省公司的资金,因为员工可以更有效地利用他们的时间。此外,使用自动化系统可以限制承包商可以进入现场的地方,从而确保不会破坏安全,也不会造成潜在的成本。

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2.轻松保持合规

在手动系统中,由员工负责确保所有保险和证书都是最新的。但是,如果你的系统是自动化的,那么你的程序就会为你做这些工作。

许多自动化承包商管理系统都有一个集成的证书跟踪和验证组件,它可以让您知道证书何时过期或需要更新。如果证书过期,自动化管理系统可以阻止过期证书的合同进入现场。

如果没有承包商过期的证书,你的企业可能会面临严重的处罚。自动化此过程可确保您不会忘记丢失或过期的证书。

3.扩大你的运营规模(无需所有额外的工作)

自动化管理系统可以让你在不增加员工手工文书工作负担的情况下扩大工作规模。无论你是与50个承包商还是500个承包商打交道,在线承包商管理系统的工作方式都是一样的。在一个安全的空间里,你可以集中控制所有的信息和文件。

4.通过触摸按钮来评估和比较承包商

与其在承包商电子表格上没完没了地滚动来寻找合适的候选人,在线系统可以帮你做到这一点。自动化的承包商管理系统允许您快速评估承包商遵从性,并使用加权记分卡方便地分析其能力。

5.在一个地方管理承包商的整个生命周期

而不是有多个文件和文件夹,一个自动化的承包商管理系统允许你把所有的东西都放在同一个地方-从第一个接触点到资格预审合同结束后,投标人的选择和绩效评估。它整合了所有东西,让你可以在任何可以上网的地方24小时访问它。

转型

转向自动化系统并不总是容易的。传输文档和信息可能需要花费大量的时间,而且几乎总是伴随着学习曲线。

所以,如果你正在计划过渡,你肯定想要有一个计划,使它尽可能顺利。和你的员工讨论这些变化,制定一个时间表,确保你不会做不自量力的事。也就是说,在更小的领域处理过渡,以确保它不会变得过于强大和令人沮丧。

然后,你会想让员工和承包商来处理事情。要做到这一点,一个很好的方法是向任何将使用该系统的人提供培训课程。它为您提供了一个展示新功能、讨论优点并在员工自己使用它之前演示它是如何工作的机会。

结论

如果你还在犹豫,请记住自动化是跨行业的新常态。随着越来越多的公司削减成本和提高效率,为什么还要坚持使用电子表格和手工流程呢?现在是升级你的承包商管理系统的最佳时机。

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写的杰西卡·巴雷特

杰西卡·巴雷特的头像

Jessica是来自加拿大多伦多的自由撰稿人和编辑。她专门为非营利组织创作内容,并为人权、保护、教育和医疗保健组织撰稿。她喜欢旅行和美食,会说西班牙语,有两只狗,其中一只是她在墨西哥生活时救出来的。

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